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拖沓的会议,其实是对所有参会者时间的蔑视!

新闻资讯 2022-04-19 16:19 87 会议

拖沓的会议,其实是对所有参会者时间的蔑视!

本文摘自(企业一站式实时商务沟通平台网络会议远程招聘员工培训在线直播

因为每个人都对非常具体的事情负责,所以大部分工作都全神贯注于沟通。但是你也会发现,即使在一天的会议之后,你也几乎感觉不到会议的任何效果。很多时候,在会议上你会觉得自己是一个局外人,只听到和看到几个人喋喋不休、争论不休。当然,开会也可以给你带来你最不想做的事情,因为开会耽误了你每天要做的工作,而且你还得加班加点去做。有时,我什至会调侃一些经常开会的朋友是“主席”。

其实开会也涉及到时间管理一群人开会效率漫画,缩短开会时间,让开会更有效率。拖延会议实际上是对所有参与者时间的蔑视,同时也会大大降低未来会议的积极性和效率。

1、制定专门的详细时间表

通常,会议会设定一个主题,希望所有交流都围绕该主题。这也引发了一场永无休止的公开讨论。建议在会议开始之前,准备一份一页纸的议程一群人开会效率低漫画,其中包含要讨论的项目的几个简短要点。最佳实践是为公司部门创建模板会议议程。这样,任何安排会议的人都可以快速、一致地创建会议议程。

在会议开始时,应迅速讨论并商定该议程。当团队需求超过了严格执行时间表的需要时,人们可以灵活地调整时间表。每次讨论都有一定的时间限制。您还会惊讶于几乎所有讨论都是在时间范围内完成的,因为人们将他们的对话安排在允许的时间范围内。

当您在预定时间结束前 1-2 分钟时,提醒您。

2、只邀请真正需要的人参加

您可以想象,如果公司有 6 位高管参加会议,公司每小时会费数百美元。如果最多有两个人在会议上参与更多的对话,那么他们中的大多数都会被扔到马桶上。相应地,不参与沟通的人会因浪费时间而感到沮丧和愤怒。

建议在安排会议时,只列出绝对需要参与此项目的每个人。如果不是每个人都需要参与所有议程讨论,请安排讨论,以便他们可以与最有可能的人一起去,并允许没有名字的人离开。通过这种方式,他们将有动力尽可能缩短对话时间,并让他们尽快恢复工作。

3、创建结构化闭包

很多时候,为了保证一个给定的动作在规定的时间内完成,人们总是会适当地缩短原来的时间,因为他们知道人们总是喜欢拖延。

建议有一个结束过程,在会议结束时用一些签名问题来结束会议。例如,一句话,你今天这次会议最大的收获是什么?一句话,你认为下次会议讨论的话题是什么?用一个词或一句话描述您对这次会议的感受?

通过设置这样的结束结构,您将在与会者的脑海中设定对会议结束的期望,并且包装简单。在团队环境中,负责会议的任何人都可以指导相同的过程并为未来的议程项目做笔记。想早点离开的朋友,出发前可以花两分钟时间分享一下。

召开富有成效的会议并不难,但需要一些计划并愿意让您的同事参与进来。进行讨论的最佳时间是在下一次马拉松会议上看到他们沮丧的表情时。

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